Pomoc — jak zacząć z MÓJ ROD

Konfiguracja systemu dla Twojego ogrodu zajmuje około 20 minut i składa się z 5 prostych kroków. Po zalogowaniu system prowadzi Cię sam — zielony pasek u góry ekranu pokazuje, co zrobić teraz, a znak zapytania otwiera instrukcję dla strony, na której jesteś. Poniżej znajdziesz wszystkie instrukcje w jednym miejscu.

Numer rachunku bankowego ogrodu pojawi się na generowanych dokumentach i pozwoli działkowcom wpłacać opłaty na właściwe konto. Bez niego system nie przygotuje poprawnych zawiadomień o opłatach.

Jak to zrobić:

1. Sprawdź, czy nazwa i adres ogrodu wpisane przy rejestracji są poprawne.
2. W polu „Numer konta bankowego” wpisz 26-cyfrowy numer rachunku Twojego ogrodu. Znajdziesz go na umowie z bankiem lub po zalogowaniu do bankowości internetowej ogrodu (zwykle w zakładce „Szczegóły rachunku”).
3. Jeśli ogród ma NIP, uzupełnij go — będzie potrzebny m.in. do integracji z KSeF (faktury).
4. Kliknij Zapisz.

Działki to podstawa systemu — do nich przypisywani są działkowcy, opłaty i wpłaty. Bez listy działek żadna inna funkcja nie zadziała.

Jak to zrobić:

1. Najszybsza droga: przygotuj plik Excel z listą działek. Wystarczy jedna kolumna: „Numer” (numer działki). Warto dodać też kolumny „Powierzchnia” (w m² — potrzebna do opłat liczonych od metra) i „Saldo” (istniejące zaległości lub nadpłaty).
2. Kliknij „Importuj z pliku” i wskaż przygotowany plik.
3. System sam rozpozna kolumny (rozumie też nagłówki „Nr”, „Działka”, „Zadłużenie” itp.) i pokaże podgląd — sprawdź go i zatwierdź import.
4. Nie masz pliku? Możesz też dodawać działki pojedynczo przyciskiem „Dodaj działkę” — podajesz tylko numer i powierzchnię.

Dzięki danym działkowców system wygeneruje zawiadomienia o opłatach, wyśle SMS-y i e-maile oraz pozwoli działkowcom zalogować się do własnego panelu.

Jak to zrobić:

1. Kliknij „Dodaj właściciela”.
2. Wpisz imię, nazwisko i adres korespondencyjny.
3. Koniecznie uzupełnij numer telefonu i adres e-mail — to na nie działkowiec dostanie powiadomienia i dzięki nim założy swoje konto w systemie.
4. Zaznacz zgody na kontakt (e-mail / telefon), jeśli działkowiec je wyraził.
5. Przypisz działkowca do działki: wejdź na stronę Działki, kliknij wybraną działkę i dodaj właściciela.

Tu wpisujesz stawki opłat obowiązujące w Twoim ogrodzie (z uchwały walnego zebrania). System sam wyliczy kwotę dla każdej działki — od metra, od działki albo od osoby.

Jak to zrobić:

1. Na stronie Opłaty roczne kliknij „Dodaj opłatę”.
2. Wybierz typ opłaty: np. Opłata ogrodowa (liczona za m² działki), Składka członkowska (od osoby), Wywóz śmieci (od działki). Typy przygotowaliśmy za Ciebie — możesz je zmieniać na stronie Typy opłat.
3. Podaj rok, stawkę (np. 0,95 zł za m²) i termin płatności (domyślnie 30 czerwca — zgodnie z ustawą o ROD).
4. Powtórz dla każdej opłaty z uchwały walnego zebrania.

Naliczenie tworzy indywidualne kwoty do zapłaty dla każdej działki (stawka × powierzchnia, liczba osób itd.). Od tego momentu widzisz na bieżąco, kto zapłacił, a kto zalega.

Jak to zrobić:

1. Po dodaniu opłaty rocznej system sam zapyta: „Naliczyć opłatę dla działek?” — kliknij „Tak, nalicz”.
2. Możesz to też zrobić w każdej chwili: kliknij przy wybranej opłacie ikonę „Nalicz opłatę dla działek” (zielony symbol listy z haczykiem).
3. W oknie naliczania sprawdź listę działek i zatwierdź.
4. Gotowe — na stronie Działki zobaczysz saldo każdej działki (zaległość / nadpłata / wyrównane).

Wgrywasz wyciąg z banku, a system sam rozpoznaje numery działek w tytułach przelewów i dopasowuje wpłaty do opłat. Rozliczenie miesiąca zajmuje ok. 5 minut zamiast kilku godzin.

Jak to zrobić:

1. Zaloguj się do bankowości internetowej ogrodu i wejdź w Historię operacji lub Wyciągi.
2. Wybierz Eksport i format CSV lub MT940 (plik z końcówką .sta) — system rozpoznaje pliki większości polskich banków (PKO BP, Pekao, Santander, mBank i inne).
3. Zapisz plik na dysku, a następnie kliknij przycisk importu wyciągu i wskaż plik.
4. System pokaże listę transakcji — wpłaty z numerem działki w tytule zostaną dopasowane automatycznie, pozostałe rozliczysz ręcznie kilkoma kliknięciami.

Działkowiec z własnym kontem sam sprawdzi swoje saldo i ogłoszenia zamiast dzwonić do zarządu. Konto zakłada samodzielnie — potrzebuje tylko adresu e-mail lub numeru telefonu, który wpisaliście w systemie.

Jak to zrobić:

1. Upewnij się, że działkowiec ma w systemie uzupełniony e-mail lub telefon.
2. Przekaż działkowcom instrukcję (np. w ogłoszeniu lub SMS-em): wejdź na stronę systemu, kliknij Rejestracja, wybierz konto działkowca.
3. Działkowiec podaje swój e-mail lub telefon — ten sam, który jest w systemie — i otrzymuje kod weryfikacyjny.
4. Po wpisaniu kodu ustawia hasło i od razu widzi swoją działkę, opłaty i ogłoszenia.
5. Na liście właścicieli zobaczysz ikonę przy osobach, które już mają konto.

Ogłoszenia to najprostszy sposób komunikacji z działkowcami — widzą je po zalogowaniu do swojego panelu. Dobre pierwsze ogłoszenie: powitanie i informacja, że ogród korzysta teraz z systemu MÓJ ROD.

Jak to zrobić:

1. Kliknij „Dodaj ogłoszenie”.
2. Wpisz tytuł (np. „Witamy w systemie MÓJ ROD”) i treść — możesz formatować tekst i dodać załączniki.
3. Ważne ogłoszenia możesz przypiąć — będą zawsze na górze tablicy.
4. Opublikuj — ogłoszenie od razu zobaczą wszyscy zalogowani działkowcy.

Panel zbiera w jednym miejscu najważniejsze informacje: najnowsze zgłoszenia od działkowców, faktury z KSeF, szybkie akcje i ogłoszenia.

Jak to zrobić:

1. Sekcja Najnowsze zgłoszenia pokazuje sprawy od działkowców — czerwona liczba to nieprzeczytane wiadomości.
2. Szybkie akcje to skróty do najczęstszych czynności: nowa uchwała, ogłoszenie, wpłata gotówkowa, opłaty roczne.
3. Menu po lewej stronie prowadzi do wszystkich funkcji systemu; na telefonie otworzysz je ikoną z trzema kreskami.
4. Znak zapytania w zielonym pasku otwiera pomoc dopasowaną do strony, na której jesteś — na każdej stronie.

Tu trafiają sprawy zgłaszane przez działkowców z ich panelu (np. awarie, pytania o opłaty, wnioski). Zamiast telefonów i karteczek — wszystko w jednym miejscu, z historią korespondencji.

Jak to zrobić:

1. Kliknij zgłoszenie na liście, aby zobaczyć szczegóły i całą rozmowę.
2. Odpowiedz w polu wiadomości — działkowiec zobaczy odpowiedź w swoim panelu i dostanie powiadomienie.
3. Zmieniaj status zgłoszenia (np. W trakcie, Zakończone), aby działkowiec wiedział, co się dzieje.
4. Czerwona liczba przy zgłoszeniu to nieprzeczytane wiadomości.

Gdy działkowiec płaci gotówką w biurze zarządu, rejestrujesz wpłatę tutaj — system od razu księguje ją na saldo działki, tak samo jak przelew z wyciągu.

Jak to zrobić:

1. Kliknij „Dodaj wpłatę gotówkową”.
2. Wybierz działkę, kwotę i opłatę, której dotyczy wpłata.
3. Zapisz — saldo działki zaktualizuje się natychmiast, a wpłata trafi do raportu kasowego.
4. Dla działkowca możesz wydrukować potwierdzenie wpłaty (KP).

Po połączeniu z Krajowym Systemem e-Faktur wszystkie faktury zakupowe ogrodu (prąd, woda, śmieci, usługi) pobierają się automatycznie — nic nie zginie i wszystko jest w jednym miejscu.

Jak to zrobić:

1. Kliknij „Skonfiguruj” i podaj dane dostępu do KSeF (wymagany NIP ogrodu i token wygenerowany na stronie KSeF Ministerstwa Finansów).
2. Po połączeniu system sam pobiera nowe faktury wystawione na NIP ogrodu.
3. Kliknij fakturę, aby zobaczyć podgląd; możesz też pobrać oryginalny plik XML.
4. Najnowsze faktury z ostatnich 7 dni zobaczysz też na stronie głównej.

Sprawy prowadzą Cię przez wieloetapowe procedury zarządu — np. zmianę dzierżawcy działki — pilnując kolejności kroków, dokumentów i uchwał. Nic nie umknie.

Jak to zrobić:

1. Kliknij „Rozpocznij proces” i wybierz rodzaj sprawy (szablony przygotowaliśmy za Ciebie).
2. Wybierz działkę lub osobę, której sprawa dotyczy.
3. System poprowadzi Cię przez kolejne kroki — każdy odhaczasz po wykonaniu, a wymagane dokumenty generują się z szablonów.
4. Wszystkie trwające sprawy widzisz na liście wraz z postępem.

Rejestr uchwał w jednym miejscu: numeracja, treść, głosowania i wydruki. Uchwały możesz podpinać do posiedzeń zarządu i spraw.

Jak to zrobić:

1. Kliknij „Dodaj uchwałę”.
2. Wybierz szablon (np. przyjęcie działkowca, zatwierdzenie opłat) albo napisz treść od zera — znaczniki w szablonie wypełnią się danymi automatycznie.
3. Uzupełnij numer i datę uchwały; wynik głosowania możesz zarejestrować przy posiedzeniu.
4. Gotową uchwałę wydrukujesz lub wygenerujesz jako dokument.

Planowanie posiedzeń, porządek obrad, lista obecności i głosowania nad uchwałami — a na końcu gotowy protokół do wydruku.

Jak to zrobić:

1. Kliknij „Nowe posiedzenie” i ustal datę.
2. Dodaj punkty porządku obrad i zaznacz obecnych członków zarządu.
3. Podepnij uchwały do głosowania i zapisz wyniki głosowań w trakcie posiedzenia.
4. Po posiedzeniu wydrukuj protokół — wygeneruje się automatycznie z przebiegu.

Szablony to wzory pism (zawiadomienia, wezwania, umowy), które system wypełnia danymi działkowca i działki. Raz przygotowany szablon służy do masowego generowania dokumentów.

Jak to zrobić:

1. Kliknij „Nowy szablon dokumentu” albo edytuj jeden z gotowych.
2. W treści używaj znaczników (np. imię i nazwisko, numer działki, kwota zaległości) — lista dostępnych znaczników jest w edytorze; system podmieni je na prawdziwe dane.
3. Zapisz szablon, a następnie generuj dokumenty dla wybranych działek — pojedynczo lub masowo dla całego ogrodu.
4. Wydruki mają jednolity wygląd z danymi ogrodu w nagłówku.

Przygotowanie walnego zebrania w kilka minut: zawiadomienia dla wszystkich działkowców (z ich indywidualnymi opłatami) i porządek obrad do druku.

Jak to zrobić:

1. Sprawdź, czy działki mają przypisanych właścicieli i naliczone opłaty — dane trafią na zawiadomienia.
2. Kliknij „Drukuj zawiadomienia” — system wygeneruje komplet pism, po jednym dla każdego działkowca.
3. Kliknij „Drukuj porządek obrad”, aby przygotować agendę zebrania.
4. Wydrukowane zawiadomienia możesz wysłać pocztą lub rozdać — każde zawiera dane konkretnej działki.